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東京農工大学同窓会個人情報の保護に関する規則

(趣旨)

第1条 東京農工大学同窓会(以下「同窓会」という。)は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)(以下「法律」という。)に基づき、この規程において、同窓会会則(以下「会則」という。)第5条及び第12条に定めた会員及び顧問並びに元教員の個人情報の保護を目的として、個人情報の利用の目的の特定化、個人情報の適正な取得、正確性の確保、個人情報の提供の制限、安全管理措置及び開示・訂正・苦情の処理等の個人情報の保護に関する取扱を定める。

(定義)

第2条 この規則において「個人情報」とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、旧姓・旧名、外国人認識情報、出身学部・大学院、出身学科・専攻、卒業・修了年、現住所、電話番号、勤務先所在地、電話番号等の特定の個人を識別できるもののほか、学科・コース番号、郵便番号バーコード、外字コード、会員の種別及び会費納入状況の情報をいう。

2 この規則において、「個人情報データベース」とは、個人情報を含む情報の集合物で、コンピューターを用いて検索することができるように体系的に構成したもの及び紙媒体でも目次や索引等で検索できるように構成したものをいう。

3 この規則において、「個人データ」とは、個人情報データベースを構成する個人情報をいう。

4 この規則において、「保有個人データ」とは、同窓会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして個人情報の保護に関する法律施行令(以下「政令」という。)で定めるもの又は一年以内の政令で定める期間以内に消去することとなるもの以外のものをいう。

5 この規則において、「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(基本姿勢)

第3条 同窓会は、個人情報を個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱を図らねばならない。

(利用目的の特定)

第4条 法律第15条の利用目的の特定に関する規定に従い、個人情報は、会則第3条に定めた、会員相互の親睦を深め併せて同窓会並びに東京農工大学(以下「母校」という。)の発展を図る目的に沿って、次の通り利用するものとする。

  • 一 同窓会名簿の制作及び会誌への掲載
  • 二 同窓会から会員への各種連絡・配信
  • 三 会費請求
  • 四 会則第9条に定める各部会・支部及びこれに準ずる組織(以下「部会・支部等」という。)の会員の動静の把握、総会等集会の通信に必要な当該個人情報の部会・支部等への提供
  • 五 会員への同窓会名簿の閲覧
  • 六 母校又はその委託を受けた者、学科、専攻等と同等と見なしうる者及び準会員の指導教員から教育研究遂行上必要とされ、会則第43条に定めた常務理事会が妥当と認める当該個人情報の提供
  • 七 前四号から六号に関する提供の方法は別に定める

2 利用目的は、会則第31条に定めた総会(以下「総会」という。)の承認を必要とするものとする。

3 利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と相当の関連性を持つと合理的に認められる範囲内に限定するものとし、変更した場合は、本人に通知し又は公表しなければならない。

4 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

  • 一 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合
  • 二 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れのある場合
  • 三 国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務遂行に支障を及ぼす恐れがある場合
  • 四 取得状況から見て利用目的が明らかである場合

(利用目的の制限)

第5条 同窓会は、あらかじめ総会の承認及び本人の同意を得ないで、前条で規定した利用目的の範囲を超えて、個人情報を扱ってはならない。

2 前1項の規定は、次に掲げる場合は、適用しない。

  • 一 法令に基づく場合
  • 二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 四 国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

(適正な取得・適正な通知)

第6条  同窓会は、第4条第1項各号に定める利用目的を通知して、偽りその他不正な手段によることなく個人情報を取得するものとする。

(データ内容の正確性の確保)

第7条  同窓会は、利用目的の範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう、少なくとも1年に1回調査を行う。

(安全管理措置)

第8条  同窓会は、その取扱う個人データの漏洩、改竄、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために別に定める必要かつ適切な措置を講ずる。

(従業者の監督)

第9条  同窓会は、その従事者に個人情報を取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図れるよう、当該従事者に対して必要かつ適切な監督を行う。

(保護管理)

第10条 同窓会は、前第8条及び前第9条の安全管理及び監督の徹底のため、個人情報保護委員会を置き、総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者(以下「保護管理者等」という。)を定める。これらに携わる者の選任は別に定める。

2 個人情報保護委員会は、保有個人データの保護管理に関する基本的事項を審議し、保護管理者等の監理の任に当たる。

3 総括保護管理者は、保有個人データの管理に関する重要事項の連絡・調整の統括の任に当たり、保有個人データを取扱う者に対し、必要な教育研修を行う。

4 保護管理者は、総括保護管理者を補佐し、保有個人データの管理に関する実務の任に当たる。

5 保護担当者は、保護管理者を補佐し、保有個人データの管理事務を担当する。

(委託先の監督)

第11条 同窓会は、同窓会名簿の制作等の理由で個人データの取扱いを委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理を図るために、委託を受ける者との間に「個人情報の取扱に関する契約書」を締結して秘守義務の励行を約し、必要かつ適切な監督を行う。

(第三者提供の制限)

第12条 第4条第1項第五号に定める第三者への提供を利用目的とする場合及び次に掲げる場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

  • 一 法令に基づく場合
  • 二 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 三 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって、本人の同意が得られることが困難な場合
  • 四 国の機関若しくは地方自治団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

2 第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、予め本人に通知し、又は本人が容易に知りうる状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合、当該個人データを第三者に提供することができる。

  • 一 第三者への提供を利用目的とすること
  • 二 第三者に提供される個人データの項目
  • 三 第三者への提供の手段
  • 四 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること

(保有個人データに関する事項の公表等)

第13条 同窓会は、保有する個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知りうる状態に置くものとする。

  • 一 同窓会の連絡先及び第10条に定めた者の氏名、連絡先
  • 二 全ての保有個人データの利用目的(第4条第4項第一号から第三号までに該当する場合を除く)
  • 三 次項の規定による求めに応じる手続き
  • 四 前三号に掲げるもののほか、保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として政令で定めるもの

2 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対して遅滞なくこれを通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

  • 一 当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
  • 二 第4条第4項第一号から第三号までに該当する場合

(開示)

第14条 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、本人に対して政令で定められる方法で遅滞なく、当該保有個人データを開示する。ただし、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合、他の法令に違反する場合及び同窓会の業務に支障を来す場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

2 前項の規定に基づき開示を行うとき、又は開示を行わない旨の決定をしたときは、本人に遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

(訂正等)

第15条 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正」という。)を求められた場合には、遅滞なく調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正を行う。

2 前項の規定に基づき訂正を行ったとき、又は訂正を行わない旨の決定をしたときは、本人に遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

(利用停止等)

第16条 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データが第5条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第6条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明した場合には、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。

2 本人又は政令で定める代理人から、別に定める受付方法により、当該本人が識別される保有個人データが第12条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明した場合には、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。

3 前2項に対する措置を決定したときは、本人に対して遅滞なくその旨別に定める方法により通知する。

(理由の説明)

第17条 第13条第2項ただし書き、第14条第1項ただし書き、第15条第2項又は前条第3項において、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨別に定める方法により通知する場合は、本人に対してその理由を説明するよう努める。

(苦情の処理)

第18条 個人情報の取扱に関する苦情について、適切かつ迅速に処理するために、同窓会事務局に「個人情報取扱い窓口」を設置し、その責任者に事務局長を充てる。

(監査)

第19条 会則に定める監事は、個人情報の保護に関する状況について定期的に監査を行う。

附則

(施行期日)

第20条 この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

第21条 施行までの間、この規則を準用して措置する。

(平成17年5月28日総会承認)
(H18.5.27改正。元教員の追記及び部会・支部記載順の修正。)
(H24. 5. 26改正。会則改正に伴う条項番号の修正。)

東京農工大学同窓会個人データの安全管理に関する規程

東京農工大学同窓会個人情報の保護に関する規則第4条に定める利用目的に沿った提供、第6条に定める個人情報の適正な取得、第7条に定めるデータの正確性の確保、第8条に定める個人データの安全管理、第10条に定める個人情報保護委員会及び保護管理者等に当たる者、第14条、第15条及び第16条に定める受付及び通知の方法、並びに第18条に定める苦情処理等の具体的取扱いについては、この規程によるものとする。

  1. 規則第4条第1項第四号に定める個人情報の提供の依頼が部会及び支部からあったとき、様式1に基づく書面により受け付ける。
  2. 規則第4条第1項第五号に定める名簿の閲覧の要請が会員からあったとき、閲覧簿に記入を求め、準会員の場合は、保護担当者が学生証等で本人確認した上で閲覧に供するものとする。
  3. 規則第4条第1項第六号に定める個人情報の提供の依頼が母校又はその委託を受けた者、学科、専攻等と同等と見なしうる者及び準会員の指導教員からあったとき、様式2に基づく書面により受付ける。ただし、指導教員から準会員の就職等進路指導上の理由による当該個人情報の提供の願い出の場合は、受付をもって承認するものとする。
  4. 規則第6条に定める個人情報の適正な取得については、同窓会から、又は部会・支部等を通じて文書で各会員に提供を求めて行うもののほか、入学決定者及び卒業・修了決定者に関する関係情報は、書面により母校へ提供を要請して行うものとする。
  5. 規則第7条に定めるデータ内容の正確性の確保については、同窓会から各会員宛に出状する住所・勤務先変更連絡票によって行うもののほか、同窓会から各会員又はその代理人に当たる者に電話、ファクシミリ又は電子メールによって行うものとする。
  6. 規則第8条に定める安全管理措置に関し、コンピューターの個人情報データベースにアクセスできる者は、総括保護管理者、保護管理者、保護担当者及び総括保護管理者から指示された事務職員に限定する。
  7. コンピューターの個人情報データベースにアクセスするためには、固有のID及びパスワードを必要とするシステムとする。
  8. コンピューターの個人情報データベースへアクセスした場合、その記録が残るシステムとする。
  9. 前第6項によって従事する者は、個人情報データベースを操作するコンピューターに異常のあった場合には、直ちに保護管理者を通じて総括保護管理者に報告し、指示を仰いで適切に対処するものとする。
  10. 規則第9条に定める従業者の監督について、コンピューターの個人情報データベースにアクセスできる者には、保有個人データの漏洩、改竄、滅失又は毀損の防止に努め、規則第4条に定めた利用目的外の不正な使用があってはならないことを、研修で十分徹底する。
  11. 規則第10条に定める個人情報保護委員会は、5名の委員で構成し、副理事長、総括保護管理者及び常務理事3名を常務理事会で選任する。個人情報保護委員会は、委員の2/3以上の出席をもって開催し、委員長は、副理事長が務め、議決は出席委員の2/3以上の賛成で成立する。
  12. 規則第10条に定める総括保護管理者及び保護管理者には、それぞれ常務理事及び同窓会事務局長を充て、保護担当者には事務職員1名を常務理事会において選任する。
  13. 規則第14条、第15条及び第16条に定める会員又は代理人からの開示、訂正及び利用の停止等の請求は、様式3に基づく書面により受け付ける。
  14. 前第13項の請求のあった場合、常務理事会は請求を確認後、申請日から14日以内に様式4に基づく書面により請求者に通知する。常務理事会の開催が困難である場合は、部長会で取扱うことができるが、その結果は直近の常務理事会に報告し了承を得るものとする。
  15. 請求者が、前第14項の通知に異議のある場合で、通知を知った日の翌日から起算して60日以内に様式5に基づく書面による異議申立てがあった場合、会長は様式6により個人情報審査会に審査を諮問する。
  16. 個人情報審査会は、前第15項の諮問に対して様式7により速やかに答申する。会長は、答申に基づき、様式8に基づく書面により請求者に通知する。
  17. 個人情報審査会は、5名の委員で構成し、会長が副会長の中から1名、常務理事の中から2名、理事の中から1名及び監事の中から1名指名する。個人情報審査会は、委員の2/3以上の出席をもって開催し、主査は、委員の互選により選出する。議決は出席委員の2/3以上の賛成で成立する。
  18. 規則第18条に定める「個人情報取扱い窓口」に個人情報の取扱に関する苦情の申し出が、口頭、電話、文書、ファクシミリ又は電子メールであった場合、同窓会事務局長は、様式9により常務理事会に報告する。
  19. 前第18項の報告に基づき、常務理事会は、当該苦情の事実関係の速やかな調査を行い、その結果を様式10により取り纏め、当該事項が妥当であると判断した場合はその改善に必要な事項、又は当該苦情が妥当でないと判断した場合は、その理由を付して苦情に値する事項が存在しないことを当該苦情申し出者に様式11に基づいて通知するものとする。常務理事会の開催が困難である場合は、部長会で取扱うことができるが、その結果は直近の常務理事会に報告し了承を得るものとする。
  20. 前第18項の苦情申し出者が、前第19項の通知に異議のある場合で、通知を知った日の翌日から起算して60日以内に異議申立てがあった場合、会長は個人情報審査会に審査を諮問する。その後の措置は、第16項に準じて取扱う。これらに必要となる文書は、様式5、6、7及び8を準用するものとする。

(平成17年3月25日 常務理事会承認)
(H17.4.22改正。4.個人情報の適正な取得、5.データ内容の正確性の確保に関する追加、記載順及び文言の整理。)
(H17.7.1改正。様式1の部会・支部長印及び連絡先欄の削除。)
(H18.4.21改正。部会・支部記載順の修正、データベースへのアクセスシステムに関する追加及び条項番号の修正。)

東京農工大学同窓会個人データの安全管理に関する申し合わせ

東京農工大学同窓会個人データの安全管理に関する規程第6項、第11項、第12項及び第17項に定めるものについては、次のとおり申し合わせるものとする。

  • 1.コンピューターの個人情報データベースにアクセスできる者で、総括保護管理者が指示する事務職員には、臨時雇員を充てる。
  • 2.個人情報保護委員会委員のうち、常務理事3名については、情報担当常務理事(副部長)、総務部長及び広報部長をもって充てる。
  • 3.総括保護管理者には、情報担当常務理事(部長)を充てる。
  • 4.保護担当者の事務職員1名には、常勤職員をもって充てる。
  • 5.個人情報審査会委員のうち、副会長の中から1名は東京農工大学教職員とし、常務理事の中から2名は経理部長及び事業部長とし、理事の中から1名は東京在住理事とし、並びに監事の中から1名は最年長の監事とする候補者を常務理事会は会長に推薦する。

(平成17年3月17日 常務理事会承認)
(H17.4.22改正。規程の改正に伴う条項番号の修正。)
(H17.7.25改正。第5項推薦母体の追記。)
(H18.4.21改正。規程の条項番号の修正。)

各種申請用紙